DNV GL

Procedura di sospensione e ritiro del certificato

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Certification by DNV GL

Sospensione: invalidità temporanea del certificato

Ritiro: invalidità permanente del certificato


Avvio della procedura di sospensione o ritiro 

DNV GL - Business Assurance può iniziare la procedura di sospensione quando 

  1. I sistemi di gestione certificati non hanno rispettato in modo grave e persistente i requisiti di certificazione, come ad esempio:
    • Fallimento nel rispondere in maniera adeguata alle non conformità riscontrate 
    • Il sistema di gestione non riflette l'attuale organizzazione e sistema di processi, in seguito ad un cambio nella struttura, ad acquisizione, diversificazioni etc. 
    • Mancata implementazione di parti consistenti del sistema di gestione
  2. Impossibilità di condurre audit di sorveglianza e di ricertificazione in base alla frequenza richiesta o come da programma;
  3. Violazione dei termini concordati e firmati nell'accordo di certificazione, ad esempio:
    • Mancato pagamento dei contributi
    • Uso incorretto del marchio di certificazione e del riferimento alla certificazione
  4. Richiesta volontaria da parte dei clienti di una sospensione temporanea
  5. Accertamento ricevuto da parte delle autorità che potrebbe influenzare lo stato del certificato, ad esempio:
    • Prove di non conformità ai requisiti regolamentari/legali rilevanti per la certificazione del sistema di gestione
    • Prove di un sistema di gestione non efficiente in caso di incidenti/infortuni gravi
Il management e il personale autorizzato all'interno dell'unità di DNV GL - Business Assurance che ha emesso il certificato sarà responsabile di decidere che tipo di azione intraprendere, basandosi su una revisione ed una considerazione appropriata delle prove. Se verrà deciso di sospendere il certificato si seguirà il seguente processo. 

La sospensione di un certificato è normalmente il primo passo, seguita dal ritiro se i motivi di non conformità non sono risolti in tempo. A seconda della gravità del caso, DNV GL - Business Assurance può decidere di ritirare immediatamente il certificato. Quando il fallimento del sistema di gestione è collegato ad una specifica parte dell'organizzazione, ad degli specifici prodotti etc, DNV GL - Business Assurance può anche considerare una riduzione della portata del certificato in alternativa alla sospensione. DNV GL - Business Assurance può inoltre scegliere di segnalare al cliente solamente un avvertimento riguardo ad un possibile avvio del procedimento di sospensione.

Sospensione

La decisione di sospendere un certificato dovrà essere comunicata al cliente attraverso una lettera formale. La letterà dovrà includere:
  • Una dichiarazione sulla decisione di sospendere il certificato includendo una descrizione dettagliata della situazione, un'argomentazione efficace e collegamenti obiettivi alle prove riscontrate; 
  • Il diritto di rispondere o fare ricorso contro la decisione. Normalmente viene fornita una finestra di 10 giorni lavorativi per rispondere e fare appello. L'appello dovrà essere formalizzato attraverso la procedura di reclamo; 
  • Data di avvio della sospensione (normalmente si considera la data di ricezione della lettera);
  • Condizioni e data di scadenza delle azioni richieste per revocare la sospensione, e le conseguenze se le correzioni non vengono effettuate;
  • I metodi di DNV GL - Business Assurance per verificare che le condizioni sono state soddisfatte e che le azioni correttive necessarie sono state implementate;
  • Una dichiarazione che il certificato è inutilizzabile durante il periodo di sospensione e che viene proibita la diffusione di ogni materiale pubblicitario contenente riferimenti al marchio di certificazione; 
  • Una dichiarazione  che sia il cliente che DNV GL - Business Assurance dovrà informare tutti i gli organi inquisitori preposti della sospensione del certificato.

Un certificato non potrà essere sospeso per più di 6 mesi. 

Follow Up
DNV GL - Business Assurance verificherà che le condizioni siano soddisfatte e che le azioni correttive richieste siano messe in pratica. 
In seguito a questa verifica, DNV GL - Business Assurance potrà:

  • Dichiarare un risultato positivo, revocando la sospensione e ridando validità al certificato;
  • Dichiarare un risultato negativo dovuto al fallimento nel soddisfare le condizioni richieste. Questa situazione si tradurrà in una permanente sospensione del certificato. (vedi sotto)
  • In entrambi i casi il cliente riceverà una lettera di conferma del risultato.
Ritiro
Il ritiro del certificato dovrà essere messo in pratica se:
  • Il cliente non rispetta le condizioni della sospensione; 
  • Una sospensione non è considerata un'azione adeguata; 
  • La decisione di ritirare un certificato dovrà essere formalmente comunicata al cliente includendo i requisiti per: 
  • Porre fine all'uso del marchio di certificazione e ad ogni riferimento alla certificazione;
  • Restituire il certificato/i ed ogni sua copia a DNV GL - Business Assurance.
Il cliente ha il diritto di presentare ricorso. Il ricorso potrà essere depositato attraverso il procedimento di reclamo.
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