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Espresso Survey. Il requisito 5.1 delle nuove ISO 9001, 14001 e 45001: leadership e impegno

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ViewPoint Espresso clause 5.1
L’Espresso Survey dedicata dal Requisito 5.1 affronta il tema della leadership e dell'impegno dell'alta direzione verso il sistema di gestione dell'azienda.

L’approccio espresso nelle nuove ISO e nello specifico nel Requisito 5.1 assegna maggiori responsabilità al top management, ed esige che i massimi vertici si impegnino attivamente e si assumano la responsabilità rispetto non solo all'efficacia del sistema di gestione, ma anche alla sua capacità di raggiungere i risultati auspicati.
A tal fine può tornare utile riprendere la differenza tra management e leadership indicata da John Kotter, professore della Harvard Business School dal 1972 e considerato uno dei più importanti esperti mondiali di innovazione e cambiamento.

Per Kotter il management (gestione) fa sì che sistemi composti da persone e tecnologie funzionino bene giorno dopo giorno, settimana dopo settimana, anno dopo anno, attraverso: 

  • Attività di pianificazione e budget 
  • Organizzazione e assegnazione del personale 
  • Controllo e risoluzione del problemi 
  • Ricerca di un'operatività costantemente efficiente ed efficace dei sistemi complessi di persone e tecnologie

La leadership (guida), invece, crea sistemi che i manager gestiscono e li modifica in modo sostanziale per beneficiare delle opportunità e evitare i rischi attraverso

  • Creazione di vision e strategie 
  • Comunicazione e orientamenti 
  • Motivazione ad agire 
  • Allineamento dei diversi soggetti 
  • Creazione di sistemi che i manager possano gestire e trasformazione dei medesimi quando necessario per consentire crescita ed evoluzione, beneficiare delle opportunità ed evitare i pericoli

L'alta direzione è tenuta a garantire che determinate azioni  vengano realizzate, l’esecuzione di tali azioni può poi essere diretta o delegata ma il necessario cambio di prospettiva da management a leadership è ben descritto dalle seguenti espressioni: 

  • dimostrare, 
  • promuovere, 
  • dirigere 
  • assumersi la responsabilità.

Inoltre, il requisito delinea come si dovrebbe considerare il sistema di gestione in azienda, facendone parte integrante dei processi aziendali, con lo scopo di favorire il raggiungimento di risultati ai fini della direzione strategica e delle relative politiche e obiettivi.  Questa definizione sottolinea l'importanza del sistema di gestione come strumento che aiuta le imprese a raggiungere le proprie finalità operative e a costruire una performance aziendale sostenibile nel tempo. Se questo aspetto fondamentale è comune a tutte e tre le nuove norme, i requisiti specifici e il focus variano leggermente tra l'una e l'altra.

Per quanto riguarda la ISO 9001, degli 11 requisiti della sezione 5.1, soltanto tre erano trattati nella precedente edizione (2008): 

  • Garantire che siano fissati la politica e gli obiettivi di qualità dell'SGQ e che siano compatibili con il contesto in cui agisce e la direzione strategica dell'organizzazione. 
  • Garantire la disponibilità delle necessarie risorse per il SGQ. 
  • Comunicare l'importanza di una gestione della qualità efficace e di conformarsi alle sue indicazioni.

E' chiaro come i nuovi requisiti aumentino le aspettative : gli ambiti potenzialmente più problematici (anche alla luce delle risposte al questionario) sono quelli che richiedono che il sistema di gestione sia collegato con la direzione strategica dell'organizzazione, che i requisiti siano integrati nei processi aziendali e che si faccia sensibilizzazione sull'approccio per processi e basato sul rischio.
Nella ISO 14001 il requisito che chiede di farsi responsabili dell'efficacia del SGA è l'unica aggiunta specifica alla norma rispetto all'HLS ed è in linea con l'ISO 9001. Se confrontati con l'edizione 2004 (sezione 4.4.1), le indicazioni e le aspettative verso un ruolo attivo e trainante da parte dell'alta direzione appaiono chiaramente più ampie. Analogamente alla ISO 9001, le difficoltà sostanziali consistono nel raccordo con la direzione strategica e l'integrazione nei processi aziendali.

L'ISO 45001, che presto sostituirà l'OHSAS 18001:2007 come standard di riferimento internazionale per la salute e la sicurezza di lavoratori,  mostra una crescita delle aspettative verso l'assunzione di un ruolo attivo di leadership da parte dell'alta direzione, come emerge dal raffronto tra il capitolo 5.1 dell'ISO 45001 e la sezione 4.4.1. Risorse, ruoli, responsabilità e autorità dell'OHSAS 18001.

Figurano inoltre cinque nuovi requisiti rispetto allo standard attuale: 

  • Collegamento con la direzione strategica. 
  • Integrazione del requisito nei processi aziendali dell'organizzazione. 
  • Assunzione di responsabilità generale e specifica rispetto alla tutela della salute e sicurezza dei lavoratori nello svolgimento delle loro mansioni. 
  • Garanzia della partecipazione attiva dei lavoratori e dei loro rappresentanti attraverso la consultazione e l'identificazione e la rimozione degli ostacoli alla loro partecipazione 
  • Sviluppo, leadership e promozione di una cultura che supporti il sistema di gestione OHS.

Gli ultimi due requisiti dell'elenco sono importanti aggiunte specifiche rispetto alla HLS. In particolare, il focus sulla partecipazione e sulla consultazione dei lavoratori è molto evidente in tutto lo standard ISO 45001, soprattutto nel capitolo 5.4 Partecipazione e consultazione della bozza.

COME DIMOSTRARE LA CONFORMITA'

Una volta che l’alta direzione ha adottato i comportamenti e le azioni auspicate dal requisito 5.1, quali sono  i fattori che possono dimostrare la conformità? Facciamo qualche esempio: 

  • Coinvolgimento attivo nello sviluppo della strategia, delle politiche, dei piani industriali, comprese le fasi attuative e lo stato di avanzamento (che possono dimostrare con chiarezza l'orientamento). 
  • Coinvolgimento attivo nella fissazione degli obiettivi, nella valutazione della performance e nel monitoraggio successivo. 
  • Manager che promuovono e guidano l'impiego dell'approccio per processi e l'integrazione dell'approccio basato sul rischio (anche riferito ai processi). 
  • Responsabilità e autorità chiaramente definite e comprese. 
  • Verbali delle riunioni, elenchi di azioni da intraprendere e comunicazioni iterattive di vario genere che affrontino i principali temi relativi al sistema di gestione (es. email, newsletter e riunioni con il personale). 
  • Ampio e attivo coinvolgimento da parte dell'alta direzione nelle management review e nelle riunioni manageriali in cui il sistema di gestione figura all'ordine del giorno.

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